Kesalahan Budget Acara – Saat akan mengadakan event apapun salah satu hal yang paling penting untuk dipikirkan adalah konsumsinya. Apalagi ini akan sangat mempengaruhi reputasi Anda sebagai penyelenggara sehingga penting untuk menghindari berbagai kesalahan yang terjadi.
Apalagi ternyata ada banyak kesalahan yang bisa membuat budget jadi membengkak atau sebaliknya jumlah konsumsi yang kurang. Jadi lebih baik Anda mengetahui lebih dahulu kesalahan yang mungkin terjadi serta cara untuk mengatasinya.
Cara Mengatasi Kesalahan Budget Acara Soal Makanan yang Umum Dilakukan
-
Tidak memperhitungkan biaya tersembunyi
Sering kali saat sedang mengatur budget yang Anda pikirkan mungkin hanya harga makanannya saja. Padahal ada beberapa biaya tambahan yang nantinya akan dimasukkan ke dalam biaya tersebut oleh vendor di perhitungan akhir sepert:
- Pajak biasanya Anda akan dikenakan PB1 sebanyak 10%
- Biaya servis: besarnya bisa bervariasi antara 5-10%
- Biaya logistik: meliputi berbagai beban logistik tambahan seperti biaya sewa peralatan dan perlengkapan makan, biaya kebersihan, serta ongkir.
Untuk mengatasi hal tersebut cobalah untuk meminta biaya all-in sejak awal yang juga sudah termasuk semua biaya tambahan tadi. Pastikan semuanya tertulis secara tegas di kontrak sebelum melakukan pemesanan
Namun jika memang katering yang digunakan tidak ada paket all-in siapkan budget tambahan sebesar 15-20% sejak awal sehingga tidak terjadi overbudget.
-
Salah Memperhitungkan Rasionya
Untuk acara yang cukup besar biasanya makanan akan terdiri dari 2 jenis yaitu prasmanan dan pondokan. Namun sering kali terjadi kesalahan saat memperhitungkan rasionya yang hanya digunakan rasio 1:1.
Padahal tamu yang datang biasanya akan mengulangi mengambil makanan pondokan sampai 2-3 porsi selain menyantap prasmanan. Akibatnya sering terjadi makanan pondokan yang habis padahal acara baru berlangsung setengah jalan saja.
Untuk mengatasinya Anda harus menggunakan rasio yang benar agar makanan tetap tersedia sampai acara berakhir dengan cara:
- Porsi prasmanan siapkan 80-100% dari jumlah undangan
- Total porsi pondokan sediakan 2.5-3x dari jumlah undangan
Agar tidak overbudget di menu yang mahal maka untuk total porsi pondokan tersebut bisa disebarkan ke beberapa menu berbeda secara merata.
Sebagai contoh jika tamu undangan jumlahnya 500 maka:
- Porsi prasmanan yang disediakan sekitar 400-500
- Total porsi pondokan yang disediakan sekitar 1250-1500 yang dibagi jadi beberapa menu pondokan
-
Tidak memperhitungkan tambahan tamu
Jika Anda hanya menyediakan jumlah makanan sesuai dengan jumlah undangan maka resiko konsumsinya akan kurang sangatlah tinggi. Apalagi ada beberapa hal yang bisa membuat jumlah makanan yang dibutuhkan bertambah seperti:
- Tamu mengajak pendamping tambahan
- Panitia atau kru yang jatah makanannya terlewat tidak dihitung
Kedua hal tersebut akan membuat jatah makanan yang terlihat pas dengan jumlah undangan jadi tidak cukup. Untuk mengatasinya Anda perlu memperhitungkan hal tersebut dengan cara:
- Untuk pendamping tambahan dari tamu sediakan cadangan sebesar 10-15% dari jumlah undangan
- Untuk panitia atau kru jangan dicampur dengan menu tamu tetapi lebih baik pesankan saja nasi box saja sehingga tidak mengurangi jatah tamu dan biasanya harganya juga jauh lebih ekonomis
-
Tidak memperhitungkan durasi dan waktu
Salah satu kesalahan budget acara yang sering dilewatkan adalah mengenai durasi karena tidak banyak yang berpikir bahwa semakin lama acaranya maka tamu pun juga akan mengulangi makanan beberapa kali.
Sementara itu waktu acara juga sangat penting untuk diperhitungkan karena hal ini sangat mempengaruhi jenis makanan yang disiapkan. Jika waktu acara berada di jam makan maka tamu biasanya berharap untuk makan hidangan yang lebih berat.
Sedangkan jika acara diselenggarakan pada waktu sore mungkin cukup disediakan finger food atau camilan. Lebih baik budget difokuskan pada jenis makanan sesuai dengan waktu sehingga tamu yang datang bisa terpuaskan.
-
Tidak memilih menu yang bervariasi
Selain jumlah yang cukup ternyata variasi menu juga akan sangat mempengaruhi seberapa puas tamu yang menyantap makanan tersebut. Meskipun Anda menyediakan menu dengan jumlah yang sangat bayak namun jika rasanya sama semua maka akan membuat tamu menjadi bosan.
Saat akan membuat menunya bisa diatur misalnya dengan bahan yang bervariasi atau gunakan beragam jenis hidangan seperti:
- Mengombinasikan menu yang terdiri dari berbagai bahan yang berbeda seperti daging sapi untuk menu utama, ayam untuk menu ke-2, tahu tempe untuk pendamping dan sayuran sebagai pelengkapnya.
- Pastikan warna serta tekstur masakan berbeda sehingga sediakanlah variasi menu sup, gorengan, lauk kering dan sayur yang segar.
Semua kombinasi tersebut akan membuat hidangan yang disajikan terlihat mewah dari segi tampilan dan tamu pun jadi tidak akan bosan saat menyantapnya.
-
Tidak melakukan survey
Sering kali yang diperhitungkan hanyalah harga murah saja tanpa melihat kualitas makanan yang sangat berisiko besar untuk menghancurkan acara yang sudah direncanakan. Apalagi jika makanannya tidak layak rasanya, cepat basi atau porsinya terlalu kecil tentunya bisa menjadi hal yang memalukan bagi penyelenggara acara.
Karena itulah pastikan untuk melakukan survey pada katering yang akan digunakan untuk memastikan kualitas produk yang disajikan. Jika memungkinkan mintalah untuk melakukan food tasting atau belilah beberapa sampel menu sebelum menandatangani kontrak.
Baca juga : Tips Mengatur Menu Catering untuk 50 Orang
Semua kesalahan budget acara terutama yang berhubungan dengan makanan bisa diatasi asalkan Anda menggunakan katering yang berkualitas. Royal Tumpeng dapat menyediakan berbagai kebutuhan acara mulai dari nasi box, nasi tumpeng serta prasmanan pun juga tersedia. Jika tertarik bisa menghubungi 0812-8760-8239 atau order@royaltumpeng.com untuk berkonsultasi tentang budget agar semua kesalahan dapat dihindari sejak dini.
Nasi Tumpeng Terbuat dari Beras Apa - Sebagai salah satu kuliner yang khas Tumpeng acap kali disajikan pada setiap acara Read more
Salah Pilih Catering – Jangan suka melakukan hal ini kalau tidak ingin salah dalam memilih catering. Mungkin Anda sendiri pernah Read more
